In che modo l'udienza da remoto e le note scritte cambiano l'agenda dello studio legale?

L'udienza da remoto e le note scritte sostituiscono parte della logistica d'aula con attività da presidiare: lettura del decreto, verifica della modalità, eventuale richiesta di presenza, preparazione tecnica o deposito entro termine. Per l'avvocato singolo e il piccolo studio, uno spostamento evitato è utile soltanto se il fascicolo mostra subito che cosa accade, quando e chi deve farlo.

Gli articoli 127-bis e 127-ter del codice di procedura civile disciplinano ipotesi diverse. Il primo mantiene l'udienza mediante collegamento audiovisivo a distanza; il secondo la sostituisce con note scritte contenenti sole istanze e conclusioni. Non sono quindi semplici annotazioni di agenda, ma decisioni organizzative e scadenze processuali.

Data dell'udienza, tipo di trattazione, decreto, termine per reagire e compito assegnato devono stare nello stesso flusso. Così una convocazione telematica non viene scambiata per una giornata libera e un termine di deposito non diventa un promemoria differibile.

L'udienza mediante collegamenti audiovisivi a distanza

L'articolo 127-bis c.p.c. consente al giudice di disporre l'udienza mediante collegamenti audiovisivi a distanza quando non sia necessaria la presenza di soggetti diversi da parti, difensori, pubblico ministero e ausiliari del giudice. L'udienza esiste a tutti gli effetti: cambiano il luogo di partecipazione e le attività preparatorie.

Il provvedimento va comunicato alle parti almeno quindici giorni prima dell'udienza. Ciascuna parte costituita può chiedere, entro il termine perentorio di cinque giorni dalla comunicazione, che l'udienza si svolga in presenza. Il giudice provvede con decreto non impugnabile almeno cinque giorni prima dell'udienza. Lo studio deve distinguere subito la data dell'udienza dal termine breve per assumere una posizione sulla modalità.

La richiesta di presenza non è una preferenza generica: può dipendere dalla necessità di esaminare documenti, dalla complessità della discussione, dalla partecipazione effettiva del cliente o da esigenze difensive. Occorre verificare il provvedimento nel fascicolo telematico, confrontarlo con l'assetto dell'udienza e informare in tempo il responsabile del fascicolo.

Il collegamento è un appuntamento processuale

Confermata la modalità da remoto, l'agenda deve registrare orario, piattaforma o modalità indicata dall'ufficio, riferimenti di accesso, difensore partecipante, recapito per difficoltà e margine tecnico prima della chiamata. Link e istruzioni del decreto non possono restare nella sola PEC o nella posta di un collaboratore.

La riduzione degli spostamenti non crea automaticamente capacità produttiva. Un'udienza video può richiedere attesa, confronto con il cliente, consultazione riservata con un collega e annotazione dell'esito. Va quindi bloccata in calendario con durata prudenziale, non come intervallo vuoto fra attività.

La trattazione scritta con deposito di note in sostituzione dell'udienza

L'articolo 127-ter c.p.c. permette di sostituire l'udienza, anche se già fissata, con il deposito di note scritte contenenti sole istanze e conclusioni, quando non occorra la presenza di soggetti diversi da difensori, parti, pubblico ministero e ausiliari. Se tutte le parti costituite lo richiedono, l'udienza è sostituita dalle note nei medesimi casi previsti dalla norma.

Il provvedimento di sostituzione assegna un termine perentorio non inferiore a quindici giorni per il deposito. La data originaria dell'udienza resta utile per comprendere la vicenda processuale, ma l'attività concreta dello studio diventa il deposito telematico delle note entro la scadenza. Una bozza pronta ma non depositata non tutela la parte.

Ogni parte costituita può opporsi entro cinque giorni dalla comunicazione del provvedimento; il giudice decide con decreto non impugnabile e, se l'istanza non è accolta, dispone l'udienza. Vanno quindi calendarizzati il termine di opposizione, se la trattazione scritta non è adeguata, e il termine di deposito delle note, salvo un successivo provvedimento che modifichi la sequenza.

Le note non sono una memoria libera: la norma ne limita il contenuto a istanze e conclusioni. Prima di redigerle occorre rileggere verbali, ordinanze, richieste istruttorie e atti già depositati, evitando ripetizioni o domande non coerenti con la fase.

Va inoltre verificato l'esito del deposito telematico. La guida Da quale ricevuta della PEC parte il termine quando si esegue una notificazione telematica? aiuta a distinguere le ricevute quando l'attività coinvolge una notificazione via PEC, ma non sostituisce il controllo del termine assegnato dal giudice per le note.

Il decreto del giudice e i termini che ne derivano

Il decreto avvia il lavoro organizzativo. Non basta annotare udienza da remoto o note scritte: bisogna acquisire il provvedimento, leggerne il dispositivo e ricavare le scadenze operative. Nello stesso fascicolo possono convivere data di comunicazione, data dell'udienza, termine perentorio di cinque giorni per chiedere la presenza o opporsi e termine per le note.

Il termine perentorio per il deposito delle note va gestito come scadenza processuale, con anticipo di lavorazione, controllo del testo, firma digitale, deposito e verifica degli esiti. L'errore frequente è dare priorità alla sola udienza fissata da mesi, mentre il decreto successivo sposta la consegna a una data più vicina.

Le regole codicistiche vanno lette nel testo vigente e coordinate con il provvedimento del magistrato e le indicazioni dell'ufficio giudiziario competente. Istruzioni tecniche, orario di trattazione e indicazioni sul collegamento vanno associate al fascicolo e rese visibili a chi copre l'adempimento.

Evento da registrare	Conseguenza in agenda	Controllo necessario
Comunicazione del decreto ex articolo 127-bis	Inserire udienza remota e termine per chiedere la presenza	Verificare data della comunicazione e referente incaricato
Decreto ex articolo 127-ter	Inserire termine perentorio per le note e promemoria di redazione	Controllare oggetto, contenuto consentito e data di deposito
Deposito telematico delle note	Chiudere l'adempimento solo dopo gli esiti verificati	Conservare ricevute e annotare l'esito nel fascicolo
Provvedimento successivo del giudice	Aggiornare modalità, scadenze e assegnatario	Eliminare promemoria superati senza cancellare lo storico

Un termine non presidiato genera urgenze, telefonate al cliente, ripianificazione del personale e possibile responsabilità professionale. Per inquadrare il costo organizzativo dell'errore è utile Quanto costa davvero a uno studio legale un termine processuale lasciato scadere per errore?, partendo dalla valutazione concreta del fascicolo.

Che cosa cambia nella programmazione della giornata

Con le modalità alternative all'aula, l'agenda non deve registrare soltanto udienza, tribunale e numero di ruolo, ma trasformare l'evento processuale in attività assegnabili. Il titolare di un piccolo studio può così verificare se la giornata contiene tempo per studiare, redigere, confrontarsi con il cliente e depositare.

La preparazione parte nei giorni precedenti. Il metodo descritto in Come si prepara un'udienza civile nei sette giorni che la precedono, passaggio per passaggio? resta utile anche per collegamenti e note: cambiano formato e ultimo adempimento, non la verifica di fascicolo, obiettivo difensivo, documenti e istruzioni.

Una checklist operativa per ciascun evento

• Acquisire e leggere il decreto appena comunicato, senza limitarsi all'oggetto della PEC.
• Classificare la trattazione come presenza, collegamento audiovisivo o note scritte.
• Registrare separatamente data dell'udienza, data di comunicazione e ogni termine derivato.
• Attribuire redazione, revisione, partecipazione o deposito a una persona determinata.
• Impostare promemoria interni prima della scadenza processuale, non soltanto nel giorno finale.
• Verificare esito del deposito o partecipazione e annotare il seguito disposto dal giudice.

Questa granularità evita di considerare l'udienza da remoto un'attività gestibile senza supporto. Anche senza sostituto fisicamente presente, servono controllo degli atti, presidio tecnologico, disponibilità del cliente e una persona pronta a intervenire se il titolare è bloccato in altra trattazione.

Sovrapposizioni fra udienze da remoto e udienze in presenza

Il rischio delle udienze video è la loro apparente compatibilità con altri appuntamenti. Due eventi fissati a pochi minuti di distanza possono essere incompatibili se l'udienza in presenza ritarda, il giudice chiama la causa in anticipo o il collegamento richiede assistenza immediata. L'assenza di tragitto non elimina l'obbligo di essere pronti.

Il calendario dovrebbe evidenziare il canale di trattazione e segnalare sovrapposizioni, anche fra sedi diverse. Per una sostituzione, il collega deve ricevere numero di ruolo, ora, decreto, obiettivo dell'udienza, istruzioni e contatti. Nelle udienze da remoto, il passaggio di consegne comprende anche credenziali, link e indicazioni della cancelleria, se previste.

La sostituzione non si improvvisa quando la chiamata è iniziata. Va valutato prima quali fascicoli siano delegabili, chi conosca la posizione processuale e quale attività sia richiesta: rinvio, discussione, precisazione delle conclusioni, presa d'atto di un provvedimento o deposito di note. La modalità telematica facilita il collegamento, non riduce la preparazione richiesta al sostituto.

Come registrare la modalità di trattazione dentro il fascicolo

Nel fascicolo digitale dello studio la modalità di trattazione deve essere un dato strutturato, non una nota nel campo descrizione. Accanto a organo giudiziario, numero di ruolo, controparte e data, è utile registrare presenza, remoto o note scritte. L'agenda distingue così trasferte, depositi e connessioni.

Per il collegamento vanno annotati data, ora, provvedimento, riferimenti di accesso, piattaforma, dispositivo o luogo da cui partecipa il difensore ed eventuale sostituto. Per le note scritte occorrono data del decreto, termine assegnato, oggetto delle richieste, responsabile della bozza, revisore, incaricato del deposito e controllo delle ricevute.

Va mantenuto anche lo storico delle modifiche: un'udienza fissata in presenza può essere sostituita da note, oppure un'opposizione può portare a una nuova fissazione. Cancellare il dato precedente rende difficile ricostruire il cambiamento dell'agenda e passare il fascicolo a un collega.

UdienzaOrdinata riunisce udienze, termini processuali e adempimenti in un unico calendario, associando al fascicolo modalità di trattazione, scadenze derivate dal decreto, incarichi e promemoria. Per un approfondimento editoriale sul metodo di lavoro e sull'organizzazione dello studio, è possibile consultare anche Jimenez Julien.

Udienza da remoto e trattazione scritta non alleggeriscono soltanto la logistica: spostano il baricentro dell'agenda su decreti, termini perentori, depositi, collegamenti e sostituzioni. Registrare modalità, data, ora, provvedimento e responsabile rende il flusso controllabile. Per valutare come organizzare questi dati nel tuo studio, scrivi dal modulo di contatto.